Проект на Постановление на Министерския съвет за изменение и допълнение на Устройствения правилник на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“

Във връзка с идентифицирани потребности от оптимизация на работния процес в общата администрация на агенцията с проекта на постановление се предлагат следните изменения и допълнения в Устройствения правилник на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“:

С § 1, т. 1-3 от проекта относно чл. 16, ал. 1, 2 и 5 се предлага преструктуриране на общата администрация, като броят на дирекциите се редуцира от четири на три – „Правно обслужване, обществени поръчки и управление на човешките ресурси“, дирекция „Финансово-счетоводно обслужване и управление на собствеността“ и дирекция „Административно и информационно обслужване“.

Предложената промяна в общата администрация ще се постигне чрез обединяването на две дирекции (дирекция „Правна и обществени поръчки“ и дирекция „Човешки ресурси“) в една дирекция – „Правно обслужване, обществени поръчки и управление на човешките ресурси“ с обща численост от 21 щатни бройки.

Обединяването на структурните звена от общата администрация е с цел оптимизиране на дейностите, които се изпълняват от тях. В резултат на промяната ще бъде намален броят на дирекциите в общата администрация на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“, като се събере изпълнението на функционално свързани дейности в рамките на един процес в една административна структура.

Предложението за тази промяна е продиктувано от обстоятелството, че функциите на двете дирекции са обединени в един общ процес по управление на човешките ресурси, правното им обезпечаване, както и реализирането на по-добър обмен на данни помежду им и с другите структурни звена на агенцията. В рамките на една дирекция ще бъде осъществено оптимизиране на процеси и реализирането на по-добър обмен на данни и с другите структурни звена на агенцията, подобряване на резултатността и същевременно подобряване на разпределението на работата и натоварването на служителите от новата структурна единица.

Административните звена, които имат хоризонтални функции – правно обслужване и човешки ресурси, са ключови за нормалното функциониране на всяка институция. За да бъдат максимално ефективни, тези звена трябва да работят в тясна координация, с ясно разпределени отговорности и без излишни дублирания на дейности. Понастоящем дирекция „Правна и обществени поръчки“ и дирекция „Човешки ресурси“ изпълняват важни, но взаимосвързани задачи. Независимото им функциониране води до удължени съгласувателни процедури и затруднена координация при реализиране на общи политики. Именно затова обединяването им в една дирекция е стратегическо решение за повишаване на ефективността, прозрачността и бързината на управленските процеси.

Отделните структурни звена функционират с относително малки екипи, които често дублират усилия по правни въпроси и такива свързани с управлението на човешките ресурси. Част от ръководителите и служителите от двете дирекции участват в общи вътрешни групи и комисии (напр. при провеждане на конкурси), което отново показва потенциал за обединение на функции. Настоящата структура затруднява ефективното изпълнение на процесите, води до удължени срокове на обработка на документооборота и понижава капацитета за вземане на бързи и координирани управленски решения.

Предложеното обединяване на двете дирекции е необходима и навременна стъпка в посока към по-ефективна, прозрачна и модерна администрация. Това решение ще допринесе за оптимално използване на ресурсите, за съкращаване на времето за вземане на решения и за по-добра координация на дейностите. Обединяването ще позволи намаляване на броя управленски нива, като новосъздадената дирекция ще има един ръководител и организатор по отношение на правните въпроси и управлението на човешките ресурси. Това ще доведе до по-бързо вземане на решения, избягване на противоречиви указания от различни дирекции, намаляване на дублиращите се дейности и по-рационално използване на ресурсите. Единната структура ще съкрати времето за съгласуване и ще повиши качеството на изготвяните документи и решения. Чрез съвместно планиране и вътрешно преразпределение на задачи ще се разпредели равномерно натовареността на служителите в съответствие с техния капацитет и компетентности. Това ще доведе до по-рационално използване на бюджета за персонал и по-голяма гъвкавост при изпълнение на дейностите, както и изграждането на силна и гъвкава дирекция, която ще осигурява комплексна подкрепа на институцията и ще повиши доверието към нейната дейност. Също така едно структурно звено ще улесни процеса на вътрешен контрол, тъй като ще има обща отчетност и един отговорник. Когато служителите работят в интегрирана среда, те развиват по-широка визия, усъвършенстват уменията си и натрупват по-богат професионален опит. Това ще повиши мотивацията, ще създаде по-добър климат на сътрудничество. Създаването на една обща дирекция ще може да предложи повече възможности за развитие и обучение, което ще повиши институционалния капацитет.

С обединяването на двете дирекции в една ще се оптимизира организацията на работа, качеството и времето при изпълнение на поставените задачи, както и отчетността и контрола върху дейността им. Оптимизирането на организацията на дейността на агенцията, ще конкретизира отговорностите, което несъмнено ще повиши и доверието на гражданите в държавните институции и тяхната дейност.

Очакваните резултати от сливането на двете дирекции от общата администрация са повишаване на ефективността на управлението, а именно по-кратки срокове за подготовка и одобряване на документи, решения и процедури, както и по-добра комуникация на ръководството и основните звена – чрез предоставяне на комплексна и навременна подкрепа. При така предложената структура ще бъде оптимизиран експертният капацитет – чрез премахване на дублиращи се функции и оптимизация на персонала и по този начин ще се подобри качеството на правната експертиза и управлението на човешките ресурси – чрез обединяване на знания и опит в една структура.

Всички структурни изменения са предвидени в рамките на утвърдената щатна численост на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“.

Изпълнението на проекта на акт не води до изменение в целевите стойности на показателите за изпълнение, в т.ч. ключовите индикатори.

Приемането на постановлението не изисква финансови или други средства, необходими за прилагането му и няма да окаже въздействие върху държавния бюджет, което е отразено в приложената финансова обосновка.

Проектът на постановление не въвежда разпоредби от правото на Европейския съюз, поради което не се прилага справка за съответствие с правото на Европейския съюз.

В съответствие с чл. 26, ал. 3 от Закона за нормативните актове проектът на постановление, докладът, частичната предварителна оценка на въздействието, която е съгласувана с дирекция „Модернизация на администрацията“ към Администрацията на Министерския съвет, както и становището на дирекцията, са публикувани на интернет страницата на Министерството на транспорта и съобщенията и на Портала за обществени консултации на Министерския съвет за срок от 30 дни. Резултатите от проведеното обществено обсъждане и становищата, постъпили в хода на съгласуването на проекта по реда на чл. 32, ал. 1 от Устройствения правилник на Министерския съвет и на неговата администрация, са отразени в приложените към този доклад справки.