20.7.2018 г.

Резултати по проект „Въвеждане на принципа на споделените услуги в организацията и работата на централната администрация“

Добро управление

Съществуващият модел на организация и функциониране на структурите на общата администрация се характеризира с високи разходи, разнородни практики и слаба координация в дейността. Всяка административна структура поддържа своя собствена администрация за извършване на общите административни дейности, използват се разнородни информационни системи, които често не са интегрирани помежду си, прилагат се различни работни процеси и процедури за изпълнение на сходни дейности, липсва проследимост на дейността спрямо заложени индикатори, което води до ниска ефективност и ефикасност в работата.

 

В приетата от Министерския съвет Стратегия за развитие на държавната администрация 2014-2020 г. е заложено като цел въвеждане на принципа на споделените услуги в организацията и работата на администрацията на централно, областно и общинско ниво. Мярката предвижда концентриране на функциите на общата администрация като бъдат създадени интегрирани звена за споделени услуги за обслужване на всички структури в системата на дадено министерство или споделено между няколко ведомства. Преходът към споделени услуги включва делегиране на избрани функции и дейности (най-вече трансакционни) към звено за споделени услуги, стандартизация на работните процеси и използване на единна информационна система за всички участници. Разпределението на задачите между звеното за споделени услуги и администрацията-клиент следва да се договори в Споразумение за предоставяне на услуги. На първия етап ще се обхванат дейностите в сферата на финансово-счетоводните дейности, управлението на човешките ресурси и управлението на информационните технологии. С течение на времето центровете за споделени услуги ще се превърнат в места за административни иновации и високи постижения.

 

През май 2017 г. по проект „Въвеждане на принципа на споделените услуги в организацията и работата на централната администрация“ Министерският съвет възложи на Световната банка да подпомогне разработването на организационен модел и пътна карта за въвеждане на споделени услуги в областта на финансово-счетоводните дейности и на човешките ресурси. Екипът на Банката ще подкрепи създаването на звена за споделени услуги в две пилотни администрации – Министерство на здравеопазването и Българската агенция по безопасност на храните.

 

Очакваните резултати от успешното изпълнение на проекта включват:

               

▪              Изготвен детайлен анализ на текущото състояние в България и проучени добри практики от други държави;

▪              Въведен нов организационния модел за извършване на дейностите в сферата на управление на човешките ресурси, финансово-счетоводни дейности, и ИТ дейности, чрез използване на споделени услуги;

▪              Актуализирана нормативна уредба, с оглед отстраняване на евентуални нормативни пречки и празноти;

▪              Приоритизирани сфери за въвеждане на споделени услуги и разработена пътна карта за провеждане на реформата;

▪              Създадени 2 звена за предоставяне на споделени услуги в областта на управление на човешките ресурси и/или финансово-счетоводните дейности;

▪              Разработена методологическа рамка за въвеждане на споделените услуги;

▪              Проведена цялостна комуникационна програма и изграден механизъм за управление на промяната;

▪              Изготвени препоръки за подобряване на модела за управление на обектите с представителни и социални функции, с оглед повишаване ефективността и ефикасността в използването и стопанисването им.

 

 

Ползите от изпълнението на проекта включват:

 

▪              Подобряване на ефективността и ефикасността в работата на администрацията;

▪              Намаляване на разходите за издръжка на общата администрация, за разработване и поддръжка на софтуерни продукти и икономии от мащаба;

▪              Стандартизиране и оптимизиране на работните процеси, хармонизиране на управленските и отчетните системи в администрацията, включително с оглед използваните ИТ решения;

▪              Внедряване и използване на единни информационни системи и осигуряване на автоматизиран обмен на данни между тях;

▪              Подобряване на качеството и наличността на използваните информационни масиви;

▪              Подобряване качеството на предоставяните услуги;

▪              Съсредоточаване на администрацията върху ключовите й функции и освобождаване от нетипичните дейности;

▪              Укрепване на стратегическия капацитет за управление на човешките ресурси в системата на отделните министерства;

▪              Подобряване на финансовия контрол и прозрачността – осигуряване на ефективен мониторинг на финансовите потоци, чрез стандартизиране на отчетните механизми.